воскресенье, 15 ноября 2015 г.

Деловое письмо

Деловое письмо является неотъемлемой частью деловой корреспонденции, зародившейся в Англии более 150 лет назад. На сегодняшний день деловое письмо — это официальный документ, регламентирующий экономические, правовые и социальные отношения между участниками переписки (корреспондентами). Поэтому следует уделять особое внимание соблюдению этикета переписки и другим формальностям.
• Деловое письмо предпочтительней писать на бланке компании, где имеются реквизиты отправителя.
• Деловое письмо будет лучше смотреться на бумаге хорошего качества. Внешняя привлекательность скажется на репутации отправителя.
• Дата отправления указывается с правой стороны, причем в отечественных стандартах могут использоваться сокращения (12.01.2016), а в международной переписке сокращения не используются. В США, например, принято сначала писать месяц, затем число и год (январь, 12, 2016).
• Начинается деловое письмо с вежливого обращения, в точности скопированного с конверта. Адресат на конверте указывается в левом верхнем углу. Заметим, что деловая корреспонденция не предусматривает обращения на "ты", даже в случае близкого знакомства с адресатом. В России после обращения, обычно ставят восклицательный знак. В международной переписке ставится запятая.
• Деловое письмо обычно начинается с обращения "Уважаемая (имя отчество)" или "Уважаемый г-н (фамилия)". Если письмо адресуется в Германию, нужно написать "Дорогой г-н доктор (фамилия)", а если в Австрию или Швейцарию, в обращении не обязательно указывать фамилию. Достаточно написать "Дорогой г-н доктор".
• После обращения, обычно, указывается тема письма: "Re: В ответ на ваше письмо от 21 декабря 2010 года". В некоторых случаях деловое письмо предусматривает обозначение темы сразу после строки с указанием адресата.
• Когда деловая переписка ведется по нескольким договорам или контрактам, письмо разбивается на соответствующее число тем, которые обозначаются после однократного обращения к адресату.

Случается, что современное деловое письмо начинается с подчеркнутого обращения к адресату и темы, написанной заглавными буквами. Это не противоречит деловой этике. Однако не стоит забывать, что цельноблочный стиль письма, всегда смотрится приятней со стороны и подчеркивает вежливость корреспондента. Так же, как и абзацы, печатаемые через 3-4 интервала. Заканчивается деловое письмо комплиментом. В зависимости от темы и отношений между участниками переписки это могут такие фразы: "Искренне Ваш", "С уважением", "С наилучшими пожеланиями". Нельзя забывать, что в основе деловой переписки лежит принцип взаимности, исходя из которого формулируются начало и конец письма. Под комплиментом ставится подпись и указываются фамилия и должность корреспондента. Что касается расположения подписи, в основном, выбирается правая сторона листа. В некоторых странах Европы знаком вежливости считается комплимент, расположенный с левой стороны, как и подпись. Фамилия лица, подписывающего письмо ставится под его рукописной подписью. Если за время письма произошли какие-то изменения, необходимо написать внизу листа P.S. дописать информацию и снова поставить подпись. Когда к письму прилагаются другие материалы, отдельной строкой пишется "Приложение" и перечисляются все прилагаемые документы.

Деловое письмо может быть написано одновременно нескольким адресатам. В этом случае используется слово "Копия", после которого перечисляются все участники переписки. Не забывайте, что деловые письма составляются со всей вежливостью, подчёркнутым уважительным обращением к адресату, поэтому требуют знаний делового этикета и правил переписки. В противном случае, можно испортить отношения с партнерами, сделать непривлекательной личную рекомендацию, испохабить поздравление и даже обострить боль утраты. Фразы-клише, используемые при составлении делового письма можно найти в справочной литературе. Главное, чтобы при использовании шаблонов соблюдался формально-логический смысл этикетного текста делового стиля.


Тексты на заказ: alisalogofet@gmail.com